Registro de Empregados - Considerações

Registro de Empregados - Considerações

Esta matéria trata da obrigatoriedade das empresas em registrarem seus empregados em livros, fichas ou sistema eletrônico de registro.
SUMÁRIO:
 

1. Introdução

Com base no artigo 41 da CLT, em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções expedidas pelo Ministério do Trabalho.

Nesse registro deverá constar a qualificação civil ou profissional de cada empregado, anotações de todos os dados atinentes à admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

O registro de empregados é um documento que a empresa tem para comprovar o vínculo empregatício com o empregado, da mesma forma que o empregado tem o registro do trabalho em sua CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social).

 

2. Formas de Registros de Empregados

 

2. Formas de Registros de Empregados

Dos modelos a disposição está o livro de registro de empregados, que pode ser comprado em papelarias e similares.

As anotações são feitas de forma manual, devendo conter a foto do empregado, e no campo observação poderá ser utilizado para informações adicionais.

O entendimento é que o empregado deve assinar o livro de registro na sua admissão e também da sua saída, não existe previsão legal para tal obrigação, porém na prática vemos a exigência.

 

2.2. Fichas

As fichas de registros estão sendo cada vez mais utilizadas por sua facilidade, pois geralmente são impressas direto do sistema de folha de pagamento utilizado pela empresa.

 

2.3. Sistema Eletrônico

Conforme Portaria 41/2007 do MTE, traz expressamente a possibilidade do empregador efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que:

I - mantenha registro individual em relação a cada empregado;

II - mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e

III - assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.

O sistema informatizado deverá ser programado para que facilite o acesso e o entendimento dos dados do registro dos empregados por parte da empresa.

Devem constar a data e hora do lançamento às informações e relatório e a sua veracidade deverá ser atestada por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.

O acesso as informações e dados dos últimos doze meses deverá ser de fácil acesso em caso de fiscalização.

 

3. Informações que Devem Constar no Registro de Empregados

Estas são as informações que devem, obrigatoriamente, constar no registro de empregados, seja ele em livro, fichas ou sistema eletrônico.

 

3.1. Dados

I - nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;

II - número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS;

III - número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social - PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP;

IV - data de admissão;

V - cargo e função;

VI - remuneração;

VII - jornada de trabalho;

VIII - férias; e

IX - acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.

Cabe ressaltar que enquanto não houver a contratação de empregados, a empresa não está obrigada a ter livro ou fichas de registro, bem como os fiscais não podem exigir que os mesmos sejam apresentados em branco.

 

3.2. Ordem Sequencial

O controle de registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração seqüencial por estabelecimento, com base a seqüência cronologia da data de admissão dos empregados.

Em caso da empresa possuir matriz e filial, o registro dos empregados deverá ser feito em separado por estabelecimento.

 

3.3. Atualização

O registro de empregado deverá sempre estar atualizado, e é de responsabilidade do empregador manter a atualização rigorosamente em dia para eventual fiscalização por parte do MTE.

 

3.4. Centralização

A empresa e equiparados podem centralizar o controle de registro de empregados em um único estabelecimento. Contudo, os empregados dos demais estabelecimentos devem portar cartão de identificação modelo ‘crachá’, contendo nome completo, número de inscrição no PIS, horário de trabalho, cargo ou função.

O registro de empregados de prestadores de serviços poderá permanecer na sede da contratada caso atendida a exigência.

 

4. Não Autenticação dos Registros pela DRT

As fichas, livros ou sistema eletrônico utilizados para o registro de empregados não mais serão autenticados pelas SRT (Superintendências Regionais do Trabalho), por outros órgãos autorizados ou pelo fiscal do trabalho. O artigo 42 da CLT que trazia tal obrigação foi revogado pela Lei 10.243/01.

 

5. Substituição de Sistema

Não há impedimento para a substituição do livro para ficha, da ficha para livro ou ainda da ficha ou livro para sistema eletrônico de registro de empregados. Porém deverá manter guardados os registros anteriores, e na substituição, as anotações deveram respeitar a continuidade da ordem sequencial original.

 

6. Sistema Esgotado

Quando o modelo de controle de registro usado se esgotar, deverá ser adquirido um novo para sequência de registros.

 

7. Extravio

No caso de extravio de livro, ficha ou sistema eletrônico deverá o empregador registrar um Boletim de Ocorrência (B.O.), e solicitar, por escrito junto a SRT a substituição do controle de registro extraviado por um novo.

Orientamos que seja verificado junto ao MTE da localidade, se o mesmo possui entendimento diverso de como a empresa deverá se portar diante de extravio do registro de empregados.

 

8. Readmissão

A folha do livro ou a ficha de registro pode ser utilizada mais de uma vez para o mesmo empregado, nos casos de readmissão, desde que contenha espaço próprio suficiente para o registro de cada novo contrato de trabalho, com todos os seus elementos indispensáveis, notadamente a data de admissão, cargo ou função, salário, forma de pagamento, outras remunerações e data da dispensa.

Embora exista a possibilidade de utilizar-se a mesma folha do livro ou ficha, na prática, na readmissão usa-se outra folha ou ficha, tendo em vista que os modelos de Registro de Empregados padronizados não comportam novo registro.

 

9. Guarda de Documentos

Recomenda-se que o registro de empregados seja guardado por prazo indeterminado.

 

10. Extravio ou Imprestabilidade do Livro ou Fichas de Registro

Quando do extravio ou da imprestabilidade do livro ou das fichas de registro, deverá a empresa observar o seguinte procedimento para regularizar a situação:

a) elaborar um requerimento endereçado ao Superintendente Regional do Trabalho ou à autoridade do órgão competente, requerendo a substituição do livro (ou ficha) extraviado por novo livro ou nova ficha;

b) elaborar um documento responsabilizando-se pelo extravio ou imprestabilidade do livro ou fichas, bem como por todos os direitos trabalhistas dos empregados ali informados - Termo de Responsabilidade; e

c) providenciar, conforme as circunstâncias peculiares de cada caso concreto, um Boletim de Ocorrência ou publicação do fato em qualquer jornal de circulação local.